Jedes Teammitglied sieht nur die Mandanten, die dem eigenen Team zugewiesen sind. Für die Zuweisung können Teams Regeln auf Basis von DATEV-Mandantennummernbereichen definieren: Mit Einschluss- und Ausschlussregeln wird festgelegt, welche Mandanten ein Team sieht. Die Zuweisung erfolgt automatisch anhand der aktuellen DATEV-Daten.
Regeln werden über Einstellungen --> Teams --> Mandanten --> Regeln verwalten festgelegt.
Regelprinzipien
Jedes Team kann mehrere Zuweisungsregeln haben. Jede Regel hat einen Typ: entweder Einschluss oder Ausschluss.
Eine Regel definiert einen Mandantenummernbereich (z.B. Nr. 5000–5999). Ein Mandant wird einem Team zugewiesen, wenn eine Einschluss-Regel und keine Ausschluss-Regel des Teams auf ihn passt.
Mandanten, die durch eine Ausschluss-Regel herausfallen, werden nicht gespeichert. Beispiel: Ein Team hat eine Einschluss-Regel für Alle Mandanten plus eine Ausschluss-Regel für Nr. 5000–5999. Alle Mandanten außer denen im Nummernbereich 5000–5999 werden dem Team zugewiesen.
Verhaltensregeln
Ausschluss-Regeln wirken ausschließlich auf regelbasierten Zuweisungen. Wenn ein Mandant per Regel zugewiesen wurde, kann er nicht manuell entfernt werden. Die Regel muss stattdessen angepasst werden. Das System zeigt dann eine entsprechende Fehlermeldung.
Ist ein Mandant trotz Ausschluss sichtbar ist, kann das unterschiedliche Gründe haben:
Mandant wurde manuell zum Team hinzugefügt: Wird ein Mandant manuell hinzugefügt, schützt die manuelle Zuweisung den Mandanten vollständig und die Ausschluss-Regel ignoriert sie. Der Mandant bleibt sichtbar, bis die manuelle Zuweisung manuell entfernt wurde.
Mandant ist über ein anderes Team sichtbar: Ausschluss-Regeln sind teamspezifisch. Ein Mandant, der von Team A ausgeschlossen wird, kann trotzdem in Team B sichtbar sein.
Synchronisation noch nicht gelaufen: Nach einer Regeländerung läuft die Synchronisation im Hintergrund asynchron. Es gibt ein kurzes Zeitfenster, in dem die Änderung noch nicht greift. Die tägliche Synchronisation läuft zudem erst morgens um 5:30 Uhr (Berliner Zeit).
DATEV-Abruf war leer oder ist fehlgeschlagen: Wenn DATEV beim Synchronisationslauf keine Mandanten zurückliefert (z.B. wegen eines Verbindungsproblems), bricht das System den gesamten Abgleich ab und macht keinerlei Änderungen. Das ist ein Sicherheitsmechanismus, um zu verhindern, dass alle Mandanten versehentlich archiviert werden.
Mandant hat keine numerische Mandantennummer: Wenn eine Ausschluss-Regel über einen Nummernbereich (z.B. 5000–5999) definiert ist und der Mandant keine auswertbare Nummer hat, greift die Bereichsregel nicht und der Mandant wird nicht ausgeschlossen.