Jeder Job hat eine zuständige Person, die für den Job verantwortlich ist. Die E-Mails zu dem Job gehen immer an ihre zugehörige Mailadresse. Ist keiner zuständig, gehen keine E-Mails raus. Hat jemand den Zugriff verloren, gehen ebenfalls keine Mails raus. Es muss aktiv wieder eine Person zugewiesen werden.
ZuständigeR
Jeder Job wird von einer Person verantwortet. Zwei Dinge hängen daran:
Derjenige oder diejenige erhält E-Mails zu dem Job, beispielsweise wenn etwas zu prüfen ist oder der Job abgeschlossen wurde.
Derjenige oder diejenige kann jederzeit ausgewechselt oder entfernt werden. Ist niemand zuständig, verschickt der Job keine E-Mails.
Die Zuständigkeit siehst und änderst du im Detailbereich des Jobs in der Zeile 'Zuständig'.
Wer wird automatisch zuständig?
Zu Beginn wird automatisch jemand eingetragen - je nachdem, wie der Job entstanden ist.
Wie der Job entsteht | Wer wird zuständig |
Von Hand angelegt | Die Person, die ihn angelegt hat. |
Automation über 'Manuell starten' ausgelöst | Die Person, die auf Start gedrückt hat – nicht die in der Automation hinterlegte Person. |
Automation nach Zeitplan gelaufen | Die Person, die in der Automation als zuständig hinterlegt ist. Ist dort niemand hinterlegt, bleibt der Job ohne ZuständigeN. |
Zuständigkeit ändern
Öffne den Job, gehe zur Zeile 'Zuständig'. Wähle eine Person aus oder entferne die Zuständigkeit wieder. Die Änderung wirkt sofort: Ab dann erhält die neue Person die E-Mails, die vorherige nicht mehr.
Wer darf zuständig sein?
Es lässt sich nur jemand eintragen, der den Job auch sehen und bearbeiten darf:
Job zu einem bestimmten Mandanten: Nur Personen mit Zugriff auf diesen Mandanten kommen infrage.
Job ohne Mandantenbezug: Jede Person der Organisation kommt infrage.
Die Auswahlliste zeigt dir von vornherein nur passende Personen an. Eine unzulässige Auswahl ist gar nicht erst möglich.
Wenn sich später etwas ändert: Verliert die zuständige Person den Zugriff auf den Mandanten (oder verlässt die Organisation), bekommt sie keine weiteren E-Mails zum Job. So landen Job-Details nie bei jemandem, der keinen Zugriff mehr hat. Der Job selbst bleibt bestehen – er hat dann nur niemanden mehr, der benachrichtigt wird, bis wieder jemand zugewiesen wird.
Ältere Jobs
Jobs, die es schon vor Einführung dieser Funktion gab, haben keine zuständige Person. Sie verschicken keine E-Mails, bis ihnen aktiv jemand zugewiesen wird. Das ist gewollt – es wurde niemand nachträglich automatisch eingetragen.